Escritório sem papel: tudo digital ou o que?

Ordenado e sempre pronto para lidar com contrato, ordem ou documentos contábeis caracterizam um local de trabalho bem organizado. Esta não é a situação normal na maioria dos escritórios. E mesmo se você tem investido muitas horas, a fim de estruturar os documentos regularmente exigidos de forma otimizada, assim, pelo menos a pilha de papel no arquivo cresce com o tempo mais e mais, para a busca de informações mais antigas muitas vezes leva uma pequena eternidade. O escritório sem papel parece oferecer uma saída: com a ajuda do arquivamento digital, a papelada é encerrada e o fluxo de trabalho é visivelmente melhorado.

Qual conceito está por trás do ambiente de trabalho sem papel?

Gerenciar digitalmente o conteúdo de mídia, como fotos ou músicas, é agora tão natural quanto ter sua própria conexão com a Internet. Fotos de férias são tiradas com câmeras digitais ou um smartphone e compartilhadas diretamente com amigos no Instagram ou no Facebook. A própria coleção de músicas e notícias está na nuvem e está disponível em todo o mundo, Coleções de material tornaram-se uma raridade nos dias de hoje. A esse respeito, é surpreendente que o arquivamento digital de documentos tenha tão pouca importância no trabalho cotidiano. Em particular, em muitos escritórios ainda existe um verdadeiro pedaços de papel, a partir da apenas em casos excepcionais – por exemplo, quando o caderno de encargos e faturas de varejistas de e-commerce, seguradoras e fornecedores de eletricidade que chegam ao cliente por e-mail.

No entanto, a ideia do escritório sem papel é muito mais do que o armazenamento de solicitações de pagamento digital: todo o local de trabalho deve ser voltado para o desaparecimento de documentos em papel. O uso exclusivo de processamento eletrônico de dados é projetado para aumentar a eficiência do trabalho e proteger o meio ambiente. Em detalhe, o escritório sem papel realiza-se pelas seguintes medidas:

Todos os documentos são copiados em armazenamento de dados digitais, como discos rígidos ou mídias removíveis.

A troca desses documentos ocorre exclusivamente por meios eletrônicos (por exemplo, através de um servidor de arquivos, via e-mail ou via mensagens instantâneas).

Apenas assinaturas eletrônicas legalmente válidas são usadas – como uma contraparte técnica da assinatura manuscrita em documentos em papel.

Todos os documentos em papel antigos que ainda são relevantes devem ser digitalizados e arquivados digitalmente.